Thành lập văn phòng đại diện và những lưu ý sau thành lập

Về vấn đề trên Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng nghiệp xin được tư vấn như sau:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện công ty theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện và hoạt động của doanh nghiệp phải tương tự nhau.

Về hoạt động kinh doanh: VPĐD được lập ra với chức năng là liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ để công ty tiếp cận với thị trường rộng hơn và các đối tác mới. VPĐD được phép thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại (quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.

Về thẩm quyền: Đối với việc ký kết hợp đồng, văn phòng đại diện phải được sự ủy quyền từ phía công ty và đóng dấu công ty, văn phòng đại diện được phép tự nhân danh ký kết hợp đồng riêng.

Về tài chính: Công ty sẽ chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của VPĐD. Việc hạch toán của văn phòng đại diện sẽ phụ thuộc vào công ty.

Chức năng hoạt động của văn phòng đại diện công ty

Nội dung hoạt động của VPĐD là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của công ty theo ủy quyền từ phía công ty và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. VPĐD lập ra với chức năng của một văn phòng liên lạc và thực hiện các hoạt động hỗ trợ công ty tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Vì VPĐD không được thực hiện các hoạt động sinh lời hay ký các hợp đồng riêng biệt với công ty. Vậy nên khi công ty muốn thành lập đơn vị phụ thuộc với chức năng hỗ trợ công ty tiếp cận với khách hàng và đối tác mà không thực hiện chức năng kinh doanh, công ty có thể thành lập văn phòng đại diện để tránh việc các nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp.

Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Để thành lập văn phòng đại diện, công ty cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

- Thông báo đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty;

- Biên bản họp của HĐ thành viên/HĐ cổ đông công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;

- Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch HĐTV/chủ tịch ĐHĐCĐ về việc thành lập văn phòng;

- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện trường hợp người đứng đầu VPĐD không đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc cổ đông, thành viên hay chủ sở hữu công ty.

- Bản sao thẻ CCCD, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc các giấy tờ có thể chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp lệ

- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh

Thời gian thành lập văn phòng đại diện công ty

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD thì sẽ có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.

Lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện

Các thủ tục thuế của Văn phòng đại diện

- Thứ nhất , lưu ý về quy định về nộp lệ phí môn bài của Văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

- Thứ hai, lưu ý về thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện phải khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với những phần thu nhập từ tiền lương, tiền công của nhân viên tại VPĐD.

- Thứ ba, về việc sử dụng và phát hành hóa đơn tại VPĐD

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh vì thế không có thu nhập từ bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ từ đó không phải phát hành và sử dụng hóa đơn. Văn phòng đại diện phải làm và nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng, hàng quý đối với những sắc thuế văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc nộp thay; các sắc thuế không phát sinh văn phòng đại diện sẽ không phải nộp hồ sơ khai thuế.

- Thứ tư, treo biển tại trụ sở của văn phòng đại diện: Biển hiệu của văn phòng đại diện sẽ có tên, địa chỉ, số điện thoại, công ty mẹ. Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện quý công ty cần nhanh chóng làm biển và treo tại trụ sở. Tránh tình trạng bị xử phạt hành chính khi bị kiểm tra.

- Thứ năm đối với những thay đổi Văn phòng đại diện. Khi có những thay đổi có liên quan đến nội dung hoạt động hay nội dung thể hiện trên ĐKKD của Văn phòng Đại diện thì cần phải làm thủ tục thay đổi.

 Hãy liên hệ với chúng tôi để chúng tôi có thể giúp bạn lựa chọn phương án thích hợp nhất để giải quyết những vướng mắc của bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan vui lòng liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng Nghiệp qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0962893900  hoặc E-mail: luathongthai@gmail.com

Trụ sở chính: LK9-38 Tổng cục 5, Tân Triều, Hà Nội (cuối đường Chiến Thắng, Thanh Xuân).

Địa chỉ chi nhánh: 134 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội.

Nam Phương

Thành viên góp vốn, cổ đông có rút vốn từ công ty TNHH, công ty cổ phần có được không? (12:51 | 10/04/2020) Bạn đang thắc mắc thành viên góp vốn, cổ đông có được phép rút vốn từ công ty TNHH, công ty cổ phần...

Thủ tục tăng vốn điều lệ đối với công ty TNHH 1 thành viên (01:52 | 10/04/2020) Công ty...

Trình tự thủ tục thành lập công ty hợp danh (07:00 | 08/04/2020)

Chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty cổ phần (06:19 | 08/04/2020)

Thủ tục tăng vốn điều lệ công ty TNHH hai thành viên trở lên (06:01 | 08/04/2020) Doanh nghiệp bạn là công ty TNHH hai thành viên, nay có nhu cầu...

Trình tự thủ tục và điều kiện chuyển nhượng cổ phần (04:11 | 07/04/2020)

Những điều cần biết khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh năm 2020 (08:35 | 06/04/2020)

Thủ tục chuyển đổi công ty cổ phần thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (04:45 | 04/04/2020) Thủ tục chuyển đổi công ty cổ phần thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên