Thành lập Văn phòng công chứng phải đáp ứng những điều kiện gì và thủ tục thành lập như thế nào?

Để xác định tính xác thực, hợp pháp của các văn bản, giấy tờ pháp luật quy định yêu cầu phải công chứng. Chính vì vậy nhiều công chứng viên muốn mở Văn phòng công chứng để phục vụ cho người dân, các doanh nghiệp,… Vậy câu hỏi đặt ra là mở Văn phòng công chứng phải đáp ứng những điều kiện gì và thủ tục thành lập như thế nào?

Luật Hilap

Công chứng, văn phòng công chứng?

Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 thì công chứng được hiểu là:

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Theo Khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 thì tổ chức hành nghề công chứng được hiểu là:

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Theo quy định tại luật doanh nghiệp 2014 thì công ty hợp danh được hiểu là: Công ty hợp danh là doanh nghiệp trong đó phải có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung. Ngoài các thành viên hợp danh, công ty có thể có thêm thành viên góp vốn.

Như vậy Văn phòng công chứng được tổ chức hoạt động theo loại hình công ty. Để thành lập văn phòng công chứng phải đáp ứng đầy đủ điều kiện thành lập công ty hợp danh.

Điều kiện thành lập văn phòng công chứng?

Theo Điều 22 Luật Công chứng năm năm 2014:

– Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.

– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

- Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

– Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

– Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Luật Hồng Thái

Điều kiện để bổ nhiệm công chứng viên?

Để được bổ nhiệm là công chứng viên thì phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn công chứng viên được quy định tại Điều 8 Luật công chứng năm 2014 và được Bộ trưởng Bộ tư pháp bổ nhiệm là công chứng viên. Các tiêu chuẩn công chứng viên được quy định như sau:

Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:

– Có bằng cử nhân luật;

– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;

–  Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật công chứng, cụ thể Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng. Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.

–  Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

–  Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

Thành lập và đăng ký hoạt động văn phòng công chứng

Theo quy định tại Điều 23 Luật Công chứng năm 2014 thì thành lập và đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng như sau:

“1. Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

2. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).

4. Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.”

Theo quy định trên, để thành lập Văn phòng công chứng cần thực hiện 2 bước quan trọng là:

- Nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Nếu được xét duyệt, nộp hồ sơ đăng ký hoạt động Văn Phòng công chứng tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Văn phòng công chứng được hoạt động sau khi có giấy đăng ký hoạt động do Sở Tư pháp cấp.

Như vậy theo như các quy định trên thì thủ tục thành lập Văn phòng công chứng tốn nhiều thời gian và thủ tục thành lập phức tạp.

CÔNG TY LUẬT TNHH QUỐC TẾ HỒNG THÁI VÀ ĐỒNG NGHIỆP 

Hy vọng rằng với những tư vấn của chúng tôi sẽ giải quyết được những vướng mắc của bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng Nghiệp qua Tổng đài tư vấn pháp luật 19006248 hoặc E-mail: luathongthai@gmail.com .

          Trụ sở chính: LK9-38 Tổng cục 5, Tân Triều, Hà Nội (cuối đường Chiến Thắng, Thanh Xuân).

Hồng Nhung

 Trân trọng cảm ơn!

Bạn cũng có thể tham khảo các bài viết khác có nội dung liên quan:

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được quy định như thế nào theo quy định của pháp luật? (12:42 | 09/08/2019)

Mở cửa hàng tạp hóa có bắt buộc phải đăng kí kinh doanh không? (05:37 | 02/08/2019)

công ty cổ phần có thể tăng vốn bằng những cách nào? (12:29 | 06/08/2019)

Hộ kinh doanh có cần đăng ký mã số thuế không? (10:44 | 05/08/2019)

Giám đốc chi nhánh có được ủy quyền lại cho Phó giám đốc hay không? (03:43 | 02/08/2019)

Thành lập công ty con của công ty Cổ phần? (01:06 | 23/07/2019)

Thủ tục giải thể công ty (05:53 | 23/07/2019)

Vốn của công ty TNHH cần bao nhiêu thì đủ? (03:54 | 24/07/2019)

Điều kiện và thủ tục đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại năm 2019? (10:49 | 24/06/2019)

Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp năm 2019 (10:09 | 29/06/2019)