Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp năm 2019

Xu hướng sử dụng hoá đơn điện tử để thay thế cho hoá đơn giấy ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Để phù hợp với thông lệ quốc tế và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong quá trình sản xuất kinh doanh, hội nhập với khu vực và quốc tế, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong đó có hình thức hoá đơn điện tử và Bộ Tài chính cũng đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Mới đây chính phủ đã ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử thì từ 01/11/2018 áp dụng cho doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp đang hoạt động đã hết hóa đơn giấy và từ 01/11/2020 cho tất cả doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn, Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán dễ dàng hơn.

* Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.” Vậy hóa đơn điện tử có bắt buộc áp dụng đối với mọi doanh nghiệp hay không? Nếu có thì áp dụng như thế nào? Thời gian áp dụng?

CÔNG TY LUẬT TNHH QUỐC TẾ HỒNG THÁI VÀ ĐỒNG NGHIỆP

Theo Điều 36 của nghị định 119/2018/NĐ-CP thì việc bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

1.  Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để dử dụng trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (trước ngày 01/11/2018)

 Được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020. Tuy nhiên,  trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

2. Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020,  trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì cở sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn (tự in, đặt in, hóa đơn mua) (hóa đơn giấy) thì cũng thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

3.  Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử ( hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Lộ trình thực hiện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Từ ngày 01/11/2018 Việc sử dụng hóa đơn điện tử được chia ra làm ba đối tượng như sau:

Đối tượng thứ nhất là đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử thì vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối tượng thứ hai các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy ( hóa đơn tự in/đặt in/hóa đơn mua). Được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020.

Theo Công văn  số 4311/TCT-CS ngày 5/11/2018 của Tổng cục Thuế về việc thực hiện hóa đơn điện tử thì trường hợp kể từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, công ty sử dụng hết hóa đơn đặt in đã thông báo phát hành và vẫn có nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn đặt in đã thông báo phát hành và vẫn có nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn đặt in và sử dụng đến khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ.

-   Nếu cơ quan thuế thông báo chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử:

+ Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử.

+ Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ ( hóa đơn tự in, đặt in) nhưng phải gửi Mẫu số 03 – Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra đến cơ quan thuế.

Đối tượng thứ ba doanh nghiệp thành lập mới ( từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020) được phát hành và sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua của CQT (hóa đơn giấy) hoặc nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử:

+ Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế(áp dụng hóa đơn điện tử)

+ Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy (hóa đơn tự in/ đặt in) thì phải gửi Mẫu số 03 – Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra đến cơ quan thuế.

Đặc biệt từ ngày 01/11/2020 mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Khi đó tất cả mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện các công việc về tài chính.

Như vậy việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp là bắt buộc, tuy nhiên hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử tùy thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp hiện nay nên thực hiện những thủ tục để thực hiện việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế.

CÔNG TY LUẬT TNHH QUỐC TẾ HỒNG THÁI VÀ ĐỒNG NGHIỆP

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử, quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Đây là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điển tử

CÔNG TY LUẬT TNHH QUỐC TẾ HỒNG THÁI VÀ ĐỒNG NGHIỆP 

TRÂN TRỌNG!

Hy vọng rằng sự tư vấn của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn phương án thích hợp nhất để giải quyết những vướng mắc của bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng Nghiệp qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0962893900 hoặc E-mail: luathongthai@gmail.com

Trụ sở chính: LK9-38 Tổng cục 5, Tân Triều, Hà Nội (cuối đường Chiến Thắng, Thanh Xuân).

Phạm trang

Bạn cũng có thể tham khảo thêm thông tin các dịch vụ tư vấn  của chúng tôi:

- Dịch vụ tư vấn pháp luật dân sự trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248

- Dịch vụ tư vấn pháp luật Hình sự qua tổng đài điện thoại 1900.6248 

- Dịch vụ tư vấn pháp luật Đất đai qua tổng đài điện thoại 1900.6248 

- Dịch vụ tư vấn lao động trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248

- Dịch vụ tư vấn Hôn nhân và gia đình trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248

- Dịch vụ tư vấn Doanh nghiệp trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248

- Dịch vụ tư vấn Sở hữu trí tuệ trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248

- Dich vụ tư vấn pháp luật Thuế trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248

- Dịch vụ tư vấn pháp luật Hành chính trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248

Trân trọng cảm ơn!

Bạn cũng có thể tham khảo các bài viết khác có nội dung liên quan: 

Các pháp nhân phi thương mại  Khác so với pháp nhân thương mại có mục tiêu chính là tìm kiếm lợi nhậu thì pháp nhân phi thương mại...

Thành lập doanh nghiệp năm 2019  Bạn muốn bắt đầu hoạt động kinh doanh? Bạn muốn thành lập thêm doanh nghiệp/công ty để phục vụ hoạt...

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH  Chi nhánh là một phần của công ty, mặc dù được phép tiến hành hoạt động kinh doanh, được xuất hóa...

Thời hạn sử dụng mẫu dấu của công ty là bao lâu?  Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang băn khoăn trong việc thay đổi mẫu dấu, con dấu của công ty...

Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận tổ chức hoạt động giám định quyền tác giả, quyền liên quan (04:48 | 06/06/2019) Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận tổ chức hoạt động giám định quyền tác giả, quyền liên quan

Thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả (04:21 | 06/06/2019) Thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả

Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký quyền liên quan (01:09 | 06/06/2019) Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký quyền liên quan

Thủ tục Hủy bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả, Giấy chứng nhận đăng ký quyền liên quan (12:33 | 06/06/2019) Thủ tục Hủy bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả, Giấy chứng nhận đăng ký quyền liên...

Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận đăng ký quyền liên quan (12:42 | 06/06/2019) Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận đăng ký quyền liên quan

Mãu tờ khai đăng ký quyền liên quan 2019 (07:53 | 04/06/2019)

Mẫu tờ khai đăng ký bản quyền tác giả theo luật hiện hành (07:46 | 04/06/2019)

Đăng ký bản quyền cho phần mềm máy tính mới nhất 2019 (08:01 | 03/06/2019)

Thủ tục đăng ký bản quyền tác giả năm 2019 (11:22 | 09/05/2019)