Con dấu (dấu pháp nhân) có nhiều hình thức thể hiện khác nhau như dấu
tròn áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước... thể hiện tư
cách pháp nhân (tư cách pháp lý) hợp pháp của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đã
đăng ký với cơ quan nhà nước. Thông thường các dấu tròn do cơ quan công an cấp
và kèm theo giấy chứng nhận mẫu dấu.
Ngoài ra, chúng ta còn thấy nhiều hình dạng khác của con dấu như: Dấu đóng
có hình hình elip (thông thường do các cơ quan ngoại giao như đại sứ quán, lãnh
sự quán...) các con dấu này do cơ quan có thẩm quyền của các quốc gia khác nhau
câu theo quy định của pháp luật từng quốc gia. Đồng thời, nhiều quốc gia như
(Nhật Bản, Hàn Quốc) còn có dấu tròn nhỏ như thỏi son gọi là dấu cá nhân, mỗi
cá nhân cũng có quyền khắc riêng cho mình một con dấu. Dấu đóng có hình vuông ở
Việt Nam (thông thường cấp cho hộ kinh doanh cá thể) do hộ kinh doanh chủ động
khắc nhằm phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của mình (không có giấy chứng
nhận mẫu dấu).
Như vậy, thông qua con dấu có thể biết được cách thức, hình thức tổ chức
của cá nhân hay tổ chức sử dụng con dấu. Luật doanh nghiệp năm 2014 đã đa dạng
hóa hình thức thể hiện con dấu pháp nhân (do doanh nghiệp có quyền khắc nhằm
tăng tính bảo mật, hoặc có quyền không khắc hay khắc nhiều con dấu pháp nhân giống
nhau). Con dấu, hình thức sử dụng con dấu khác nhau cũng gây nên nhiều khó khăn
cho công tác quản lý nhưng nhìn chung văn hóa sử dụng con dấu ở Việt Nam có nhiều
thay đổi theo hướng đơn giản nhưng việc loại bỏ hẳn việc sử dụng con dấu có lẽ
cần thêm thời gian để thay đổi văn hóa này tại Việt Nam.
Pháp luật Việt Nam quy định tại một số văn phản pháp luật về việc sử dụng
và quản lý con dấu cụ thể:
1. Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP của chính phủ hướng dẫn về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
dịch
- Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính
- Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN của Ngân hàng Nhà
nước Việt Nam-Bộ Tài chính-Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội : Hướng dẫn thủ tục
buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo
hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn về công tác văn thư
2. Nội dung tư vấn:
2.1. Khái niệm về dấu giáp lai và cách sử dụng:
Theo Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định:
“Điều 26. Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức
hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành.”
Khái niệm dấu giáp lai: Hiểu một cách đơn giản nhất thì dấu giáp lai là
việc sử dụng con dấu đóng lên phần lề trái hoặc lề phải của tập tài liệu sao
cho đảm bảo hình tròn của con dấu được đóng nên trên bề mặt của các tờ giấy đường
xếp trồng lên nhau.
Cách sử dụng dấu giáp lai: Hiện nay, việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn
tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cụ thể:
“Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức
1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu
giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực
hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”
Như vậy, việc quy định đóng dấu giáp lai áp dụng đồng nhất trong các cơ
quan hành chính nhà nước và các đơn vị tư nhân cũng dựa vào đó để vận dụng trên
thực tiễn.
Mục đích của đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu giáp lai nhằm tránh việc
thay đổi các nội dung trong tài liệu được trình hoặc được nộp trong quá trình
giao kết hợp đồng hoặc trong quá trình nộp hồ sơ tài liệu cho các cơ quan chức
năng của nhà nước. Việc đóng giấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của
tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã đăng ký trước
đó. Ngoài việc, đóng dấu giáp lai với những tài liệu có số trang lớn thì đối với
những tài liệu có số lượng nhỏ chúng ta có thể ký từng trang để đảm bảo sự
khách quan trong quá trình giao dịch hoặc xác lập bằng văn bản viết.
Đặc biệt, trong hồ sơ thầu việc sử dụng dấu giáp lai khá phổ biến
bởi số lượng bộ hồ sơ tham gia các gói thầu có nhiều tài liệu trùng nhau và các
bộ hồ sơ thầu phải đảm bảo sự giống nhau tuyệt đối về hồ sơ và hình thức thể hiện.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của chính phủ hướng dẫn về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng,
giao dịch tại điều 20 khoản 3, điểm b có quy định:
“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực
và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi
lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu
giáp lai.”
Đây là quy định khá quan trọng và mới nhất về cách đóng dấu giáp lai áp dụng
với các cơ quan nhà nước hiện nay.
Cũng theo quy định tại điều 49 của Luật Công chứng năm 2014 thì:
“Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở
lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở
lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”
Văn phòng công chứng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của mình thì có quyền
sao lưu, chứng thực hồ sơ tài liệu nên việc đóng dấu của văn phòng vào các bản
sao y tài liệu thể hiện việc công chứng viên đã đọc và xác nhận bản sao y trùng
với bản gốc mà đơn vị mình đã thẩm tra, tránh làm sai lệch kết quả hồ sơ trong
quá trình thực hiện các giao dịch cần đến công chứng viên.
Ngoài ra, Chúng ta có thể tìm thấy khá nhiều các văn bản chuyên ngành
khác có đề cập đến việc đóng dấu giáp lai, tham khảo: Thông tư liên tịch số
03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam-Bộ Tài chính-Bộ
Lao động, Thương binh và Xã hội : Hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản
tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm
đóng và tiền lãi phát sinh
2.2. Khái niệm về dấu treo và hướng dẫn cách sử dụng:
Khái niệm dấu treo: Hiểu một cách đơn giản nhất dấu treo dùng để đóng trùm lên một phần tên
cơ quan, tổ chức hoặc trong các văn bản đính kèm (phục lục). Dấu treo
Cách sử dụng dấu treo: Định nghĩa đồng thời cũng là cách sử dụng dấu treo được quy định cụ thể
tại khoản 3, điều 26, nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định
“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức
hoặc tên của phụ lục kèm theo”.
Ý nghĩa vủa việc đóng dấu treo: Việc đóng dấu treo lên văn bản nhằm khẳng
định văn bản được đóng dấu treo là một phần, một bộ phận không thể tách rời văn
bản chính và để tránh việc làm giả con dấu, cũng như là làm giả các giấy tờ,
tài liệu kèm theo văn bản chính. Người đọc hoặc thẩm tra văn bản có thể đối chiếu
mẫu dấu để có thể xem xét tính hợp pháp, hợp lệ của văn bản gửi kèm theo.
Dấu treo được sử dụng khá nhiều trong việc quản lý và phát hành hóa đơn
giá trị gia tăng theo quy định của luật thuế hiện nay, cụ thể theo khoản đ, điều
16 của thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về việc đóng dấu treo lên trên hóa
đơn GTGT như sau:
“d) Tiêu thức người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải
có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ
tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa
đơn.”
Kết luận: Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp
lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng nhất là khi phát sinh
tranh chấp trước tòa án. Dấu giáp lai hoặc dấu treo góp phần khẳng định một tài
liệu, chứng cứ có bị làm sai lệch trước tòa án hay không ? Nếu có dấu hiệu làm
giả, làm sai lệch hồ sơ, chứng từ hoặc tài liệu thì rất có thể tài liệu đó sẽ
không được coi là chứng cứ trước tòa án.
LONG ĐOÀN
Trên đây là tư vấn của
chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng
liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật doanh nghiệp: 0962893900 (Trưởng phòng Doanh nghiệp
Phạm Trang)
Rất mong nhận được sự hợp
tác!
Trân trọng./.
CÔNG TY LUẬT TNHH QUỐC TẾ HỒNG THÁI VÀ ĐỒNG NGHIỆP
Tổng đài Tư vấn miễn phí: 1900
6248 - Email: luathongthai@gmail.com
Địa chỉ: LK 9-38 Tổng cục
5, Tân Triều, Hà Nội (cuối đường Chiến Thắng, Thanh Xuân)
Chi nhánh: 134 Khuất Duy
Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội (Phòng Doanh nghiệp)
Có thể bạn quan tâm: