Hóa đơn điện tử là một phương tiện giao dịch dần được sử dụng phổ biển trong gia dịch thương mại giữa các chủ thể trong xã hội.
TƯ VẤN THUẾ 19006248
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi giao dịch đối với các doanh nghiệp. Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những hướng dẫn sau của Thông tư quy định chi tiết của Nghị địn 119 đang được sửa đổi:
1. Nội dung bắt buộc thể hiện trên hóa đơn điện tử:
a) Tên hoá đơn: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng.
Tên hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG...
b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
- Ký hiệu mẫu số hoá đơn bao gồm 1 hoặc 2 ký tự thể hiện loại hóa đơn.
Bảng ký hiệu của mẫu hóa đơn:
Loại hoá đơn | Mẫu số |
1. Hoá đơn giá trị gia tăng. 2. Hoá đơn bán hàng. 3. Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan). 4. Hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế. 5. Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm: a) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; b) Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý; c) Tem điện tử; d) Vé điện tử; đ) Thẻ điện tử; e) Phiếu thu điện tử; g) Các hóa đơn, chứng từ khác. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 |
- Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 05 ký tự:
+ 02 ký tự đầu tiên để phân biệt hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế: CM/KM
Riêng đối với hóa đơn điện tử của máy tính tiền thì bổ sung 3 ký tự viết tắt của cụm từ “Máy tính tiền” – MTT sau2 ký tự phân biệt HĐĐT có mã hoặc không mã.
+ 02 ký tự tiếp theo thể hiện năm khởi tạo hóa đơn điện tử.
+ 01 ký tự cuối cùng để phân biệt hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp, hóa đơn điện tử của các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng:
- Ký hiệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh: L
- Ký hiệu của hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (trừ các trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đặc thù): X
- Ký hiệu của hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đặc thù: D
c) Số hóa đơn điện tử: Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
- Ví dụ: Mẫu số: 1; Ký hiệu: CM18X; Số: 000819
Trong đó: 1: Hóa đơn giá trị gia tăng; CM: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; 18: Hóa đơn điện tử được khởi tạo năm 2018; X: Ký hiệu chung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức, cá nhân (trừ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, hóa đơn điện tử đặc thù); 000819: Số hóa đơn điện tử.
- Ví dụ: Mẫu số: 2; Ký hiệu: CM18L; Số: 000019
Trong đó: 2: Hóa đơn bán hàng; CM: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; 18: Hóa đơn điện tử được khởi tạo năm 2018; L: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh; 000119: Số hóa đơn điện tử.
- Ví dụ: Mẫu số: 1; Ký hiệu: KM18D; Số: 000289
Trong đó: 1: Hóa đơn giá trị gia tăng; KM: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế; 18: Hóa đơn điện tử được khởi tạo năm 2018; D: Hóa đơn điện tử đặc thù; 000289: Số hóa đơn điện tử.
- Ví dụ: Mẫu số: 2; Ký hiệu CMMTT19X; số 000212
Trong đó: 2: Hóa đơn bán hàng; CMMTT: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế loại dành cho máy tính tiền; 19: hóa đơn điện tử khởi tạo năm 2019; X: Ký hiệu chung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức, cá nhân; 000212: Số hóa đơn điện tử.
d) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế). Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ, có mã số thuế thì người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua hàng hóa, dịch vụ.
e) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng. Các nội dung quy định từ điểm d đến điểm e nêu trên phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ...), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ...), tên hàng hóa dịch vụ hoặc nội dung thu tiền. Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của Công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì tiêu thức “đơn vị tính” phải thực hiện chuyển đổi theo tiêu chuẩn Việt Nam.
g) Tổng số tiền thanh toán (ghi cả bằng số và bằng chữ). Đơn vị tiền tệ sử dụng trên hóa đơn điện tử là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế “VND”. Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ, thì đơn vị tiền tệ phải ghi theo nguyên tệ và Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái theo quy định; đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam.
Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.
Mã ký hiệu ngoại tệ ghi theo tiêu chuẩn quốc tế.
Trường hợp bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù được phép thu ngoại tệ thì thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
h) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
i) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có). Trường hợp người bán, người mua có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì người bán, người mua ký trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cơ quan thuế.
k) Thời điểm lập hóa đơn điện tử ghi theo ngày, tháng, năm lập hóa đơn điện tử trong đó ngày, tháng, năm lập hóa đơn ghi bằng số và ghi theo dạng: DD/MM/YYYY (trong đó DD là ngày; MM là tháng; YYYY là năm). Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
l) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
m) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác có liên quan (nếu có).
n) Chữ viết và chữ số trên hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Chữ số sử dụng trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
Trường hợp người nộp thuế sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ là dấu phẩy (,); khi ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị thì thực hiện chuyển đổi theo quy định nêu trên.
- Nguyên tắc làm tròn số được thực hiện theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử:
Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo. Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.
3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:
a) Đối với một số ngành nghề đặc thù có cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng cuối cùng là cá nhân, hộ gia đình như dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm, vận tải, siêu thị, xăng dầu thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung quy định tại khoản 1 Điều này nhưng phải có các nội dung:
- Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ của người mua. Riêng đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu, hóa đơn điện tử siêu thị, hóa đơn điện tử vận tải, vé xem phim, trông giữ phương tiện vận tải thì không nhất thiết có tên, địa chỉ người mua là người tiêu dùng cuối cùng. Đối với hóa đơn điện tử trông giữ phương tiện vận tải: Ghi cụ thể biển số phương tiện vận tải, thời gian trông.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thuế giá trị gia tăng; tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán. Trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không qua Website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử không có các chỉ tiêu bắt buộc như: địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký điện tử của người bán và người mua, số lượng, đơn vị tính, thuế suất thuế giá trị gia tăng, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn.
b) Đối với tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua.
c) Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cần theo dõi các thông tin trên để việc triển khai hóa đơn điện tử để sử dụng được thuận lợi, không gặp những sai sót không đáng có trong quá trình hoạt động.
Phạm Trang
CÔNG TY LUẬT TNHH QUỐC TẾ HỒNG THÁI VÀ ĐỒNG NGHIỆP TRÂN TRỌNG!
Nếu có vấn đề cần giải đáp, quý khách vui lòng liên hệ với các luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng Nghiệp qua Tổng đài tư vấn pháp luật 19006248 hoặc email: luathongthai@gmail.com.
Địa chỉ: LK 9-38 Tổng cục 5, Tân Triều, Hà Nội (cuối đường Chiến Thắng, Thanh Xuân)
Các bài viết khác: