Sổ đăng ký cổ đông của công ty cổ phần

I. Căn cứ pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020

Nghị định 122/2020/NĐ-CP

II. Nội dung

1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Theo khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 thì sổ đăng ký cổ đông là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

Theo đó, công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hình thức thể hiện sổ đăng ký cổ đông

Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

2. Nội dung sổ đăng ký cổ đông

Theo Khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

- Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

- Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

- Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

Như vậy, sổ đăng ký cổ đông của công ty cổ phần phải có các nội dung chủ yếu trên, ngoài ra có thể có thêm một số thông tin khác của công ty theo quy định của pháp luật.

3. Các trường hợp phải lập sổ đăng ký cổ đông

Theo Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, đầu tiên, tại thời điểm công ty được cấp GCN đăng ký doanh nghiệp, công ty phải lập sổ đăng ký cổ đông ghi nhận thông tin của cổ đông sáng lập.

Bên canh đó, việc thay đổi thông tin trên sổ đăng ký cổ đông theo khoản 4 và khoản 5 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

- Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông.

- Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.

Như vậy, ngoài sổ đăng ký cổ đông từ thời điểm thành lập, khi có sự thay đổi về bất cứ nội dung nào trên sổ đăng ký cổ đông, công ty cần lập sổ đăng ký cổ đông theo sự thay đổi đó, nhằm ghi nhận kịp thời thông tin của các cổ đông trong công ty. Việc ghi nhận thông tin của các cổ đông trong công ty là điều cần thiết cho việc kiểm tra, giám sát của nội bộ công ty và của các cơ quan nhà nước.

Đặc biệt, trong trường hợp cổ đông công ty chuyển nhượng cổ phần, sổ đăng ký cổ đông tại thời điểm trước và sau khi chuyển nhượng là một trong những tài liệu cần có trong hồ sơ khai thuế TNCN từ chuyển nhượng cổ phần.

4. Lưu trữ sổ đăng ký cổ đông

Theo khoản 3 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 thì việc lưu trữ sổ đăng ký cổ đông được quy định như sau:

“Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.”

Theo đó, sổ đăng ký cổ đông sẽ được lưu giữ tại trụ sở công ty hoặc các phòng/ban có chức năng lưu giữ.

5. Xử phạt đối với hành vi vi phạm liên quan đến sổ đăng ký cổ đông

Căn cứ điểm b Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2020/NĐ-CP, đối với hành vi không lập sổ đăng ký cổ đông, công ty sẽ bị phạt tiền từ 30 đến 50 triệu đồng.

“Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

[…] b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;”

Ngoài ra, công ty sẽ phải buộc lập sổ đăng ký cổ đông theo quy định của pháp luật.

HV

Hy vọng rằng qua bài viết bên trên, quý khách hàng đã có cái nhìn toàn diện và giải quyết được những vướng mắc của bạn. Công ty Luật Hồng Thái cung cấp dịch vụ pháp lý để cùng đồng hành với những vấn đề pháp lý của Quý khách hàng. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng Nghiệp qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0962.893.900 hoặc Email: phonggiayphep.hilap@gmail.com.    

Trụ sở chính: LK9-38 Tổng cục 5, Tân Triều, Hà Nội (cuối đường Chiến Thắng)

Địa chỉ chi nhánh: VP6 - Linh Đàm - Hoàng Mai - Hà Nội

Bạn cũng có thể tham khảo thêm thông tin các dịch vụ tư vấn của chúng tôi:

- Dịch vụ Luật sư lĩnh vực dân sự - 0982.033.335

- Dịch vụ Luật sư lĩnh vực Hình sự - 0982.033.335

- Dịch vụ pháp lý lĩnh vực Đất đai - 0982.033.335

- Dịch vụ tư vấn nhân sự và quản lý lao động - 0988.587.987

- Dịch vụ pháp lý lĩnh vực Doanh Nghiệp – 0962.893.900

- Dịch vụ Luật sư lĩnh vực Hôn nhân và gia đình - 0982.033.335

Trân trọng cảm ơn!