1. Cơ sở pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế số 21/2012/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2012;
- Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015;
- Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng số 31/2013/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2013;
- Thông tư 32/2011/TT-BTC
2. Nội dung
Theo quy định về hóa đơn điện tử hiện hành, khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:
"Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu".
Theo quy định luật hiện hành, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hình thực hóa đơn điện tử thì thực hiện các thủ tục trực tiếp để xin phép sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế để thực hiện giao dịch. Khi được cơ quan thuế đồng ý và Cấp mã số thuế Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử để cung cấp dịch vụ hợp pháp và tiện lợi. Hiện nay, những đơn vị lớn trong việc cung ứng các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ bằng hóa đơn điện tử, chăng hạn như hóa đơn điện tử của Viettel, Hóa đơn điện tử của hệ thống bán lẻ Media Mart, khi giao dịch điện tử, cả người bán người mua đều rất thuân tiện. Tuy nhiên, để sử dụng hóa đơn điện tử, các đơn vị phải có đội ngũ nhân viên kế toán có năng lức và trình độ tương xứng.
Theo xu thế chung của Thế giới và cũng để thuận tiện giao dịch, Luật thuế đang dần hoàn thiện để đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng phổ biến đồng thời với hóa đơn giấy.
Dự theo Nghị định quy định về việc sử dụng hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ đang được Quốc hội thông qua để có hiệu lực vào năm 2018 quy định rộng mở hơn đối với các trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử. Quốc hội cũng đang có lộ tình để xây dựng phương án giúp đỡ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp cận được với hình thức sử dụng hóa đơn này để thuận tiện trong giao dịch và bắt kịp với xu hướng công nghệ đang phát triển hiện đại như ngày nay.
Cụ thể, Điều 5 của Dự theo Nghi định quy định về sử dụng hóa đơn bán hàng quy định trường hợp các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử mở rộng, cụ thể:
"Điều 5. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đã áp dụng Hóa đơn điện tửcủa doanh nghiệp trước ngày 01/01/2018 theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tiếp tục áp dụng hóa đơn điện tửcủa doanh nghiệp.
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng có: chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật; phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn thì sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có mã số thuế đang sử dụng hóa đơn giấy in từ hệ thống máy tính trước ngày 01/01/2018 nếu có đủ điều kiện nêu tại Khoản 3 Điều này thì sử dụng hóa đơn điện tửcủa doanh nghiệp từ ngày 01/01/2018 trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
4. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh mới thành lập không lựa chọn mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, không lựa chọn sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế nếu đủ điều kiện áp dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều này thì sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ kể từ khi có mã số thuế".
Như vậy, Theo như dự thảo nghị định hóa đơn điện tử chưa được sử dụng bắt buộc đối với tất các các doanh nghiêp, Quốc hội đang có những phương án để áp dụng rộng rãi loại hình hóa đơn này cho các doanh nghiệp.
Trên đây là ý kiến tư vấn củ Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái về Quy đinh mới trong việc sử dụng hóa đơn điện tử năm 2018.
P. Trang
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật miến phí 19006248.
Trân trọng cảm ơn!