Những điều cần lưu ý khi soạn thảo công văn

1. Khái niệm công văn:

 Công văn là văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch công tác của các cơ quan, tổ chức… nhằm thực hiện hoạt động quản lý một cách có hiệu quả nhất.

2. Công văn được sử dụng với mục đích:

- Trình cấp trên đề án trương trình, kế hoạch công tác;

- Chỉ đạo đôn đốc và giao nhiệm vụ cho cấp dưới;

- Hướng dẫn thực hiện nội dung văn bản quy phạm pháp luật do cấp trên ban hành hướng dẫn một công việc cụ thể nào đó;

- Cấp dưới đề nghị cấp trên giải quyết công việc hoặc vấn đề mà cấp dưới còn vướng mắc;

- Cấp trên trả lời công văn đề nghị của cấp dưới;

- Để thông báo chính sách , chế độ công tác của cơ quan;

- Để trao đổi thông tin nhằm thực hiện thống nhất quy định pháp luật về lĩnh vực hoạt động của cơ quan;

- Để thăm hỏi, cảm ơn, trao đổi, giao dịch công tác với cơ quan, tổ chức khác.

Tư vấn pháp luật 1900.6248

3. Phân loại công văn:

Dựa vào mục đích sử dụng của công văn, có thể chia công văn thành 3 loại bao gồm: Công văn do cấp trên ban hành; công văn do cấp dưới ban hành và công văn trao đổi với cơ quan ngang cấp

4. Hình thức công văn:

Khi soạn thảo công văn, người soạn thảo cần đạt được những yêu cầu nhất định về hình thức và nội dung.

Về nội dung công văn, chủ đề phải rõ ràng, cụ thể, thống nhất. Thông tin trong công văn phải đầy đủ, khách quan, bố cục, nội dung phải phân chia hợp lí.

Về hình thức công văn, người soạn thảo phải tuân theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV. BNV với một số đặc thù như:

- Không trình bày tên ở chính giữa (không có tên gọi);

- Trích yếu nội dung được trình bày dưới số, ký hiệu;

- Mở đầu là địa chỉ nơi công văn được gửi đến thông qua từ “kính gửi”.

- Ngoài ra, hình thức công văn cũng phải đảm bảo tính thẩm mĩ.

5. Lý do soạn thảo công văn:

Khi soạn thảo công văn cần xác định lý do soạn thảo rõ ràng để nội dung công văn được mạch lạc, xuyên suốt và có tác động tích cực đến người nhận.

Ví dụ:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………

 Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

 Hotline: 19006248

Yêu cầu dịch vụ: 0243.2222.574 /0962893900.

Trân trọng!

Bài viết liên quan:

Thời gian thử việc dành cho người lao động? (07:03 | 14/06/2018) Câu hỏi: Luật sư tư vấn giúp em, vừa rồi em ký hợp đồng lao động với một khách sạn với công việc là...

Xác định thời gian trích khấu hao tài sản cố định hữu hình? (04:24 | 11/05/2018)

Thời hạn thanh toán chế độ thai sản? (04:12 | 25/04/2018)

Chế độ BHXH bắt buộc với NLĐ nước ngoài tại Việt Nam (02:26 | 25/04/2018)